Один из пробиваемых вариантов решился!
Нам согласны предоставить базу отдыха Управления по физкультуре и спорту Шебекинского района "Нежеголь". Нам разрешили часть участников селить в палатках за крайне небольшой взнос с человека (не с палатки!).
Условия на базе следующие: домики в которых можно заселиться по 2-3-4 человека. В домиках есть розетки. НО!
1. Есть домики "обжитые", в которых установлены кровати и выдается постельное. Но в них селят и "частников", которые приезжают на базу отдыхать. Их можно снять все, но надо чтобы в домиках было не менее 40 человек - тогда больше на базу никого не поселят. В нашем случае - это нереально, потому рассматриваю как наиболее подходящий второй вариант:
2. Есть домики "необжитые" - в них есть свет, но кроватей нет. Зато они стоят довольно компактно и удаленно от "обжитых", так, что пересекаться с "цивилами", приехавшими отдохнуть будет сложнее. В общем мы будем выбирать второй вариант. Буду говорить о возможности перенести кровати из "обжитых" если администрация на это пойдет - но гарантировать не могу.
По оборудованию: чтобы готовить надо будет привезти электроплитку. Холодильников в домиках нет (возможно получиться договориться с администрацией - но об этом ещё не говорили).
По итогам взносы получаются следующие:
Для тех, кто селится в домике базовый взнос без скидок - 1200 руб (960 рублей со скидкой 20% - для всех кто заявился вовремя).
Для тех, кто селится в палатке базовый взнос без скидок - 600 рублей (480 рублей со скидкой 20% - для всех кто заявился вовремя).
Для тех кто будет приезжать ОЧЕНЬ ИЗДАЛЕКА (есть люди заявившиеся из Сибири, к примеру) - будут сдавать взнос со скидкой без разницы, когда они подали заявки.
И ещё УСЛОВИЯ ДЛЯ ЗАСЕЛЕНИЯ ИНОГОРОДНИХ: заранее предоставить паспортные данные.
Плюс мне НУЖНО ТОЧНО ЗНАТЬ СКОЛЬКО ЧЕЛОВЕК БУДЕТ СЕЛИТЬСЯ В ДОМИКИ И СКОЛЬКО В ПАЛАТКАХ - желательно ОЧЕНЬ БЫСТРО.
И ещё один момент. Сейчас решается вопрос о предоставлении нам ещё одного варианта для проведения игры: процесс запущен, письмо на столе у начальства, но ждать непонятно сколько - потому если будет ещё один вариант, то возможно буду выбирать. Основные критерии - удобства для проведения мероприятия и цена.